Perkembangan eprocurement Indonesia semakin pesat seiring dengan kegiatan konsumsi perusahaan akan barang dan jasa yang meningkat. Pengadaan yang mengandalkan teknologi berbasis digital tersebut memiliki banyak keunggulan sehingga berangsur menggeser pengadaan konvensional. E-procurement menyuguhkan sistem pembelian barang/jasa yang lebih efisien dan efektif. Selain itu, segi transparansi dan akuntabilitasnya pun lebih terjamin.

Kemudahan dalam Tahapan dalam Proses E-Procurement

  1. Analisis kebutuhan

Seperti proses pengadaan barang secara konvensional, dalam e-procurement juga tidak melewatkan proses awal yang cukup penting ini. Dalam proses analisis kebutuhan, pihak perusahaan sebagai pembeli barang/jasa harus mengidentifikasi dengan baik dari mulai data belanjaan hingga anggaran. Pada pengadaan konvensional, proses ini cukup alot karena perlu koordinasi yang menyeluruh antara berbagai pihak terlibat.

Namun, hal tersebut tidak terjadi dalam proses e-procurement karena identifikasi kebutuhannya lebih cepat dan mudah berkat adanya sistem yang sudah terintegrasi. Semua database yang berkaitan dengan proses pengadaan dapat diakses secara detail oleh tim pengadaan, itulah mengapa e-procurement lebih transparan. Dengan database yang sudah terintegrasi, proses pengadaan dipandu oleh satu aturan.

  1. Proses verifikasi

Selanjutnya, ketika sudah menentukan daftar belanja beserta anggarannya, maka saatnya untuk menghubungi pemasok dan melakukan transaksi. Dalam pengadaan konvensional, tahap ini juga memerlukan waktu yang lama karena membutuhkan persetujuan dari berbagai pihak berwenang sebelum pembelian dimulai. Proses tersebut menggunakan dokumen berlembar-lembar sehingga perlu ketelitian ekstra untuk menjaganya agar tidak terjadi kesalahan.

Berbeda halnya dengan e-procurement, proses verifikasi tidak lagi harus menggunakan dokumen manual dan menunggu pihak tertentu untuk menandatanganinya. Sistem online memberikan kemudahan untuk menyetujui proses pengadaan kapan pun dan di mana pun. Apalagi perusahaan tidak hanya melakukan satu atau dua pembelian barang/jasa. Jadi ini lebih praktis, cepat, dan mengirit penggunaan kertas.

  1. Pemesanan dan pembayaran

Sebelum melakukan pembelian barang/jasa, pihak perusahaan terlebih dahulu harus menghubungi beberapa supplier dan meninjau barang yang ditawarkan. Selain itu, proses lain yang harus dilakukan adalah negosiasi harga, ketersediaan stok barang dan penandatanganan kontrak. Pengorganisirannya akan lebih sulit apalagi jika supplier yang dihubungi cukup banyak karena dilakukan secara manual.

Melalui e-procurement, proses pemesanan barang dan pembayaran semua dilakukan secara otomatis sehingga lebih cepat. Tidak perlu terjun ke lapangan untuk meninjau barang/jasa yang disediakan supplier. Bahkan, pembelian barang/jasa yang sama dapat dilakukan sekejap karena semua riwayat pembelian tersimpan lengkap. Selain itu, sistem akuntansi perusahaan sudah terintegrasi dengan proses pembayaran sehingga invoice pun valid.

  1. Pembuatan laporan

Hal yang menjadi momok dalam proses pengadaan barang/jasa perusahaan adalah pembuatan laporan secara manual karena kerap ditemukan human error. Belum lagi apabila terjadi kasus penyalahgunaan anggaran belanja untuk pengadaan barang/jasa tersebut karena prosesnya yang kurang transparan. Namun, semua hal tersebut dapat dihindari dengan memanfaatkan pengadaan berbasis digital.

Karena seluruh proses e-procurement dari awal hingga akhir sudah terintegrasi secara otomatis, maka data yang terekam pun sesuai dengan yang terjadi saat pembelian. Oleh sebab itu, laporan yang dibuat sudah secara otomatis muncul dan keakuratannya lebih tinggi. Proses pengecekan pun menjadi lebih mudah. Data yang tersimpan, nantinya masih dapat diakses kapan pun.

Kemajuan teknologi memang semakin memudahkan kegiatan manusia terbukti dengan adanya sistem e-procurement tersebut. Pengadaan barang tidak lagi menghabiskan waktu yang lama, dan membutuhkan tumpukan kertas. Salah satu platform e-procurement yang handal adalah Mbizmarket. Beragam kategori barang dan jasa lengkap disediakan guna memenuhi kebutuhan pengadaan barang bagi perusahaan berskala besar hingga kecil.